Dem Archivar ist nichts zu schwar!


Ordnung ins Gemeindearchiv!

Manchmal ist ein Gemeindearchiv halt kompliziert: Da gibt es alte Protokolle und Akten, teils gebunden, teils in alte Bändelmappen verpackt, daneben und dazwischen moderne Ordner und Dossiermappen vom Ende des Zwanzigsten Jahrhunderts. Dazu kommen noch dokumentarische Hinterlassenschaften von Dorfvereinen, die historische Dokumentation des Dorfchronisten und so weiter. Um das alles richtig ordnen zu können, braucht es einen Archivplan, und weil wir das Pulver nicht immer neu erfinden wollen, haben wir gleich einen generischen Plan entworfen, der all den beschriebenen Besonderheiten gerecht werden kann.


Alle Unterlagen der Gemeinde kommen in die Abteilung "A" Gemeindearchive, Archive von Vereinen und und Privatpersonen in die Abteilung "B" Privatarchive und für Sammlungen und Dokumentationen, die nicht eindeutig einem Bestandsbildner zugeordnet werden können, gibt es die Abteilung "C" Sammlungen. Der Archivplan ist auf jeder Stufe problemlos erweiterbar und kann so für die Bedürfnisse verschiedener Gemeinden jeder Grösse angepasst werden.


Alle weiteren Details finden Sie direkt im Archivplan.

Schimmel!

Was früher Pest und Cholera, ist im Archiv der Schimmel. Plötzlich hat man einen Aktenumschlag in Händen, dessen ursprüngliches Schwarz sich weiss verfärbt. Da wächst etwas, das nicht hierhin gehört! Da gibt es kein Entrinnen, diese Akte muss professionell gereinigt werden. Aber damit ist es nicht getan, oft sind auch die anderen Archivalien kontaminiert, sodass der ganze Bestand gereinigt werden muss. Und damit der Schimmel nach der Reinigung nicht weiter wächst, muss alles, was in den Archivalien vielleicht noch lebendig ist, durch Bestrahlen abgetötet werden. 

Dann arbeitet der Archivar für die Reinigung und archivgerechte Verpackung der Dokumente in den Quaranteräumen der Firma Docusave, man beachte die professionelle Aufmachung:


Stadt Thun verwendet  generisches Ordnungssystem

Die Stadtverwaltung Thun hat ihr Records Management reorganisiert. Das neue Ordnungssystem (Registraturplan) wurde auf der Basis des generischen Ordnungssystems von ArchiVentis erarbeitet. Statt das Rad zum x-ten Mal neu erfinden, haben die Kolleginnen aus dem Stadtarchiv Thun sich für diese bereits bewährte Lösung entschieden.

Neues zur Ontologie:

Im Zentrum steht die Aufgabe!

Wie soll eine Behörde, eine Gemeinde, ein Betrieb die Dokumentenablage organisieren? Dokumente werden zu Dossiers zusammengefasst. Ordentlicherweise werden alle Dokumente zu einem Geschäft in einem Dossier abgelegt. Die Dossiers werden dann an eine Schnittstelle des Registraturplans angedockt, genannt "Rubrik". Wofür genau steht aber die Rubrik? Gemeinhin wird auf die Aufgabe verwiesen: unter derselben Rubrik werden alle Dossiers abgelegt, die zur selben Aufgabe gehören. 

So weit, so richtig. Nur: wie beschreibt man Aufgaben richtig? Nach welchen Kriterien werden sie auf höherer Ebene zusammengefasst? Ist eine irgendwie hierarchisch organisierte Struktur überhaupt nötig oder wäre es nicht einfacher, alle Aufgaben als simple Liste zu führen?

In traditionellen Registraturplänen werden die Aufgaben ("Rubriken") auf höherer Ebene mit Allgemeinbegriffen zusammengefasst, wobei meist verschiedene Sichtweisen miteinander vermischt werden. So entsteht ein System, das zum Teil prozessorientiert Kernaufgaben, Führungsaufgaben und Supportaufgaben abbildet, daneben aber auch die Gegenstände oder Produkte zusammenfasst. Unter der Hand spielt meist auch die Organisationssicht hinein, weil es doch so praktisch ist, alle Aufgaben der eigenen Organisationseinheit unter ein- und derselben Position im Registraturplan wiederzufinden. 

Solche Registraturpläne bilden die Aufgaben irgendwie richtig ab, liegen aber auch immer irgendwie falsch. Denn eine vollständige Beschreibung der Aufgaben umfass mindestens drei Sichtweisen:

  • Wer? Jede Aufgabe wird durch eine Person ausgeführt: der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin führt eine oder mehrere Rollen aus und ist Teil einer Organisationseinheit.
  • Wie? Jede Aufgabe wird auf eine bestimmte Weise ausgeführt: Die Methode der Aufgabenerfüllung kann als Prozess gemäss den Regeln der Business Process Management Notification (BPMN) beschrieben werden. 
  • Was? Jede Aufgabenerfüllung mündet in einem Resultat oder einer Leistung: Diese Leistungen können gemäss Leistungskatalog des Harmonisierten Rechnungsmodells 2 (HRM2) beschrieben werden.
Diese drei Sichtweisen führen uns zu einer Ontologie, in der das Wer?, das Wie? und das Was? als je eigene Entitäten abgebildet werden: 

Ontologie der Aufgaben

Ohne Metadaten geht es nicht: Zu jeder Entität gehört ein Set von Metadaten, welche die Entitäten beschreiben und die Beziehungen der Entitäten untereinander darstellen:

Metadaten aller Entitäten



Es lebe die Ontologie!

Manche werden denken, dass ich den Tod der freien Zehnergliederung etwas voreilig verkündet habe. Es stimmt ja auch, als Wiedergängerin, als Umtote wird uns die freie Zehnergliederung noch lange belästigen. Aber sonst gilt: die Zehnergliederung ist tot, es lebe die Ontologie!

Die Ontologie ist ein Begriffssystem zur Beschreibung einer bestimmten Wirklichkeit. Ursprünglich ist die Ontologie nichts anderes als die Lehre vom Sein. Die Begriffe selber sind keine Realitäten, sie erlauben uns aber zu beschreiben, was ist. Was ist, ist immer konkret: ein einzelnes Ding, eine einzelne Aktivität, ein einzelner Vorgang. Begriffe sind immer abstrakt und allgemein: sie fassen Einzelheiten zusammen und erlauben uns so, die vielfältige Realität zu beschreiben und zu begreifen. Nun liesse sich einwenden, das jede Form eines Ordnungssystems, also auch ein gemäss der Zehnergliederung aufgebauter Registraturplan, aus Begriffen unterschiedlicher Allgemeinheitsgrade besteht. Auf der obersten Ebene sind die allgemeinsten Begriffe angeordnet, die auf immer tieferen Ebenen weiter verfeinert werden, bis schliesslich auf der untersten und letzten Ebene die einzelnen Dinge oder Vorgänge in Form von Dossiers angeordnet sind. So funktionieren mehr oder weniger alle Ordnungssysteme, der Unterschied steckt in der Art und Weise, wie die einzelnen Ebenen definiert sind und wie die Begriffe untereinander logisch verknüpft werden. Der klassische Registraturplan setzt einfach voraus, dass ein Begriff auf höherer Ebene irgendwie die unteren Begriffe zusammenfasst. Warum das so ist und inwiefern sich die Ebenen unterscheiden, interessiert nicht. 

Der Registraturplan erlaubt Mehrfachzuordnungen nur von oben nach unten, von unten nach oben sind sie verboten. Darin zeigt sich seine Herkunft aus der physischen Ablageorganisation: ein Dossiermäppchen kann nur in einer Schublade versorgt werden. Ganz anders die Ontologie: als Kind des Datenbankzeitalters lässt sie mehrfache Verknüpfungen in beiden Richtungen zu. Im Prinzip sind alle logisch möglichen Beziehungen erlaubt. Dafür werden die einzelnen Entitäten klar definiert. Am Beispiel des generischen Ordnungssystems für Gemeinden lässt sich dies schön demonstrieren: Auf der obersten Ebene, als allgemeinste Begriffe, werden die Politikbereiche festgelegt, auf der nächst tieferen Ebene folgen die öffentlichen Politiken (Policies), dann die Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess kann mehreren Politiken, eine Politik mehreren Politikbereichen zugeordnet werden. Dieses Ordnungssystem kommt somit mit nur drei Ebenen aus! Den Geschäftsprozessen werden die einzelnen Geschäfte bzw. Dossiers angegliedert, die wiederum in Subdossiers, Subsubdossiers etc. gegliedert werden können. Auf der untersten Ebene werden die Dokumente verzeichnet. Auch hier gilt: ein Geschäft kann bei Bedarf mehreren Geschäftsprozessen, ein Dokument mehreren Dossiers zugeordnet werden. Dafür werden die Ordnungssystempositionen "Allgemeines" und "Verschiedenes" abgeschafft! Wenn ein Geschäft mehrere Geschäftsprozesse ("Aufgaben" nach traditioneller Terminologie) betrifft, wird es nicht mehr unter "Allgemeines" abgelegt, wo es ohnehin niemand sucht, sondern präzis unter denjenigen Geschäftsprozessen, zu denen es tatsächlich gehört. Kann man ein Geschäft keinem Geschäftsprozess zuordnen, wird es nicht unter "Verschiedenes" versteckt, sondern es wird ein neuer, für dieses Geschäft zutreffender Geschäftsprozess eröffnet.


Der Tod der freien Zehnergliederung

Akten werden registriert, das heisst, man weist ihnen einen Platz in der Registratur zu. Dieser Platz hat eine Adresse, die man wiederum im Registraturplan findet. Man kann sich einen solchen Plan wie einen Strassenplan vorstellen mit Autobahnen, Hauptstrassen, Nebenstrassen, Quartierstrassen, Sackgassen und schliesslich Hausnummern. Jedes registrierte Geschäft erhält eine solche Hausnummern anhand derer es jederzeit in der Registratur wieder aufgefunden werden kann. Diese Nummer, auch Aktenzeichen genannt, beschreibt nichts anderes als den Weg, der in der Registratur schliesslich zum richtigen Dossier führt. Die erste Ziffer ist die Nummer der sogenannten Hauptgruppe, der "Autobahn", von der die Hauptstrassen, Nebenstrassen und so weiter abzweigen. Jede dieser Abzweigungen hat eine eigene Nummer. Am Ende gelangt man zur sogenannten Rubrik auf der tiefsten Ebene des Registraturplans, den "Sackgassen", wo die Dossiers zu finden sind. Auch die Dossiers tragen selbstverständlich Nummern, die "Hausnummern". Diese aus Zahlen, Zeichen und Buchstaben zusammengesetzten Nummern beschreiben den Weg, den man einschlagen muss, wenn man in der Registratur ein Dossier sucht. Wie alle wissen, die schon mal Auto gefahren sind, kann man auch mal eine falsche Abzweigung erwischen. Danach wieder den richtigen Weg zu finden, ist manchmal ein schwieriges bis unmögliches Unterfangen. So wie die Wegweiser auf den Strassen müsste deshalb das Nummernsystem zur Auffindung der Dossiers so einfach ausgestaltet sein, dass es auf Anhieb verständlich ist und man sich nicht verirrt.

Die traditionellen Registraturpläne bedienen sich dafür der "freien Zehnergliederung", auch Dekadenordnung genannt. Auf jeder Stufe des Plans gibt es exakt 10 Positionen "0" bis "9", die belegt werden können. Über mehrere Stufen sieht die Reihenfolge dann so aus:

0

  00

  01

  02

    020

    021

      0210

      0211

1

  10

  11

    110

    111

      1110

        11100

        11101 und so weiter

Für Registratoren und altgediente Dokumentalisten kein Problem. Alle anderen werden sich immer wieder verzählen, weil sie die Nummern in der Reihenfolge lesen, wie sie es schon in der ersten Klasse in der Schule gelernt haben. Sie wählen also immer mal wieder die falsche Abzweigung. Sie haben sich verirrt und müssen viel Mühe aufwenden, um wieder auf den richtigen Weg zurückzufinden. Kommt noch erschwerend dazu, dass in traditionellen Registraturplänen öfters von der freien Zehnergliederung in die numerische Gliederung gewechselt wird und vice versa. Der Wechsel wird meist mit Sonderzeichen angezeigt, z. B. "-" für den Übergang in die numerische Gliederung, "." für den Wechsel zur Dekade. Für das letzte Element des Aktenzeichens, die Identifikation des Dossiers, die "Hausnummer" kommen wiederum die unterschiedlichsten Systeme zum Einsatz: Laufnummern, Ländercodes, AHV-Nummern, Eigennamen, Jahreszahlen und so weiter. 

Soll das Ordnungssystem breite Akzeptanz finden, also in einem Amt oder Betrieb von vielen Mitarbeitenden mit unterschiedlichsten Qualifikationen und Interessen angewendet werden, dann hilft nur eines: radikale Vereinfachung. Schluss mit Dekadenordnung beziehungsweise freier Zehnergliederung, Ländercodes und AHV-Nummern! Es wird einfach gezählt. Am besten auf jeder Ebene gleich zwei- oder dreistellig, dann bleibt genug Platz für 100 oder sogar 1000 Positionen pro Ebene. Die einzelnen Ebenen werden durch "-" abgegrenzt. So bleibt das Ordnungssystem selbsterklärend und alle kommen damit zurande. 

Und die freie Zehnergliederung? Sie ruhe in Frieden.


p. s.

Weiss jemand, warum die Dekadenordnung als "freie Zehnergliederung" bezeichnet wird?



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SMS im Archiv? Nein danke!

Angela Merkel schreibt und empfängt zahllose SMS. Diese seien zu den Akten zu legen, um sie später archivieren zu können, so das Nachrichtenmagazin "Spiegel" in der neusten Ausgabe. "Kann es angehen, dass die Kanzlerin ihre weltbewegende Korrespondenz in der Handtasche verschwinden lässt?" Diese wohl rhetorisch gemeinte Frage unterstellt, dass alles, was eine mächtige Person so schreibt, auch weltbewegend sei. In der Tat würden sich auch kaum Archivare oder Archivarinnen finden, die bereit wären, schriftliche Hinterlassenschaften der Bundeskanzlerin zur Vernichtung freizugeben. Wer selber schon SMS geschrieben hat, das heisst eigentlich alle, wird sich keinen Illusionen über deren historische Bedeutung hingeben. Der Gedanke, dass unser ganzes SMS-Geschreibsel der Nachwelt erhalten bleiben soll, ist eher erschreckend. Kritiker machten denn auch geltend, dass heute per SMS erledigt wird, was früher am Telefon abgehandelt wurde. Nur weil eine SMS einfach gespeichert und als Text-Datei digital archiviert werden kann, braucht sie noch lange nicht archivwürdig zu sein. Nicht alles, was technisch machbar ist, muss auch gemacht werden! 

Der Records Manager wird einwenden, dass auch eine SMS geschäftsrelevant sein kann, wenn darin etwa ein Personalie geregelt wird, wie das Frau Merkel offenbar gern tut. In diesem Fall ist der Empfänger der Nachricht allerdings gut beraten, die Textdatei im entsprechenden Dossier elektronisch oder als Ausdruck abzulegen. Den selben Zweck erfüllte früher eine Telefonnotiz, wenn eine fernmündlich erteilte Anweisung festgehalten werden musste. Archiviert wird dann am Ende nicht der ganze SMS-Verkehr, sondern nur die wenigen Mitteilungen, die dienstliche Anweisungen enthalten.

Die Forderungen gehen aber noch weiter: da der SMS-Verkehr im Gegensatz zum mündlichen Telefongespräch schriftlich vorliegt, soll es sich bei allen SMS von Magistratspersonen um Unterlagen handeln, welche dem Öffentlichkeitsprinzip unterliegen. Mitglieder der Regierung, aber auch Parlamentarier müssen also davon ausgehen, dass jeder per SMS geführte Gedankenaustausch veröffentlicht werden kann. Kann sich eine Magistratsperson noch frei äussern, wenn sie befürchten muss, dass alles öffentlich wird? Die amerikanischen Präsidenten haben daraus schon die einzig richtige Schlussfolgerung gezogen: keine Kommunikation per SMS! Damit wird am Ende auch das Archiv leer ausgehen und keine historisch bedeutsamen short messages entgegen nehmen können. Schlimm ist das nicht, denn die wenigsten SMS dürften denselben historischen Stellenwert wie die berühmte Emser Depesche einnehmen. Und auch die Emser Depesche verdankt ihre besondere Bedeutung nicht ihrer Archivierung, sondern der absichtlichen Veröffentlichung. Bismarck erreichte damit auch sein Ziel: Frankreich erklärte Preussen wie von ihm gewünscht den Krieg...



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Marc Hofer, 7. Januar 2013:

Die normative Kraft des Technischen

Datenbanken sind ein alltägliches Arbeitsinstrument der Verwaltung geworden. Heerscharen von Sachbearbeitenden erledigen ihre Geschäfte in Fachapplikationen, indem sie Daten aktualisieren, Entscheide der Behörde speichern, digitale Dokumente ablegen. Kurz: in der Fachapplikation wird all das nachgewiesen, was früher in den Papierdossiers abgelegt wurde. Stand aber das alte Papierdossier nur denjenigen zur Verfügung, die auch physisch direkten Zugriff hatten, können mit den Datenbanken alle zur gleichen Zeit arbeiten, sofern sie über die nötigen Berechtigungen verfügen. Die Arbeit der Verwaltung wird dadurch enorm beschleunigt und wo die Kunden durch ein interaktives Portal Zugriff haben, wird auch die Beziehung der Verwaltung zu ihren Klienten einiges einfacher. Die Arbeit mit und in Fachapplikationen ist längst organisationsübergreifend geworden. Ein Amt - meistens ein Bundesamt - betreibt die Fachapplikation, kantonale und kommunale Ämter, aber auch Berufsorganisationen, NGOs oder sogar private Firmen haben Zugang und bearbeiten darin Daten. So weit so effizient. Dummerweise hat man oft vergessen, zu definieren, wem die Daten "gehören", und an die eventuelle Archivierung der Daten hat auch niemand gedacht.

Theoretisch ist die Sache klar: jedes Archiv ist zuständig für die Archivierung der Daten aller Verwaltungseinheiten aus seinem Archivsprengel. Also muss jedes kantonale oder kommunale Amt die Daten, die es selber in einer Datenbank eingetragen hat, "seinem" Archiv zur Übernahme anbieten. Was theoretisch richtig ist, bereitet praktisch grosse Probleme: wie sollen Daten, die miteinander verknüpft sind und die nur in ihrem Zusammenhang verstehbar sind, sinnvoll aufgedröselt werden? Technisch ist das vielleicht machbar, das Resultat ergibt aber keinen Sinn. Die Datenarchitektur verlangt gebieterisch die Archivierung in einem Stück. Der Begriff des Archivsprengels wird technisch obsolet. Die beteiligten Archive werden deshalb nicht umhin kommen, auf die unfruchtbare Diskussion zu verzichten, wer sich welche Teile aus einer Datenbank herausschneiden soll oder darf. Die ganzheitliche Archivierung der Daten durch eine einzige durch die betroffenen Institutionen legitimierte Stelle ist unabdingbar. Selbstverständlich müssen alle beteiligten Archive in den Entscheid über die Auswahl der zu archivierenden Daten involviert sein. Können sie sich nicht auf einen Auswahlmodus einigen, kann der bewährte Grundsatz in dubio pro archivo angewendet werden. Als "digitaler Zettelkasten" sind die archivierten Daten aus einer Fachapplikation nicht ortsgebunden, sondern können technisch für alle beteiligten Archive verfügbar gemacht werden. Anders verhält es sich mit der rechtlichen Verfügbarkeit: Gerade was die Schutzfristen für besonders schützenswerte Personendaten betrifft, bestehen zwischen den Archivgesetzgebungen des Bundes und der Kantone grosse Unterschiede. Ob die Daten erst nach 110 Jahren oder bereits nach 50 Jahren frei zugänglich sind, ist eine Frage, die nicht leichtfertig entschieden werden darf. Ein Staatsarchiv wird kaum von sich aus die längere gesetzliche Schutzfrist nach unten anpassen dürfen, nur weil das für die Datenarchivierung zuständige Archiv eine kürzere gesetzliche Schutzfrist kennt. Hier endet die normative Kraft des Technischen. Werden das Bundesarchiv, die Staatsarchive und eventuell Kommunalarchive diese Frage auf vertraglichem Weg lösen können? Oder müssen sogar die Archivgesetzgebungen von Bund und Kantonen angepasst werden?


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